Prozessanalyse, Prozessoptimierung und Prozessmanagement mit dchp® und PICTURE
Prozesse besser machen
Klare Abläufe, eindeutige Zuständigkeiten und sinnvoll eingesetzte Technologie erleichtern die tägliche Arbeit. Wir unterstützen öffentliche Verwaltungen und kommunale Unternehmen dabei, ihre Prozesse zu verstehen, gezielt zu verbessern und dauerhaft weiterzuentwickeln. Als zertifizierter PICTURE-Projektpartner verbinden wir unsere Organisations- und Fachkompetenz mit der Arbeit unmittelbar in Ihrer Prozessplattform.
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Wo liegen die größten Verbesserungsmöglichkeiten?
Viele Abläufe sind über Jahre gewachsen. Aufgaben haben sich verändert, neue Systeme sind hinzugekommen und Zuständigkeiten wurden angepasst. Im Alltag zeigt sich dann, wo Prozesse nicht mehr gut zusammenpassen:
Vorgänge durchlaufen zahlreiche Abstimmungen und bleiben an Übergabepunkten liegen.
Zuständigkeiten sind unklar oder Aufgaben werden mehrfach bearbeitet.
Informationen werden zwischen E-Mails, Formularen und Fachverfahren manuell übertragen.
Prozessbeschreibungen fehlen, sind veraltet oder werden unterschiedlich angewendet.
Digitalisierungsvorhaben benötigen eine klare Vorstellung davon, wie die Arbeit künftig organisiert sein soll.
Gemeinsam mit Ihnen identifizieren wir die relevanten Prozesse und entwickeln fachlich fundierte, praktikable Verbesserungen.
Verstehen. Verbessern. Befähigen.
Verstehen: Die Aufgabe hinter dem Prozess erfassen
Wir betrachten Ihre Prozesse im Zusammenhang mit Aufgaben, Zuständigkeiten, Schnittstellen und eingesetzten Systemen. Gemeinsam mit den Beteiligten klären wir, was ein Ablauf leisten muss, welche Anforderungen verbindlich sind und wo unnötiger Aufwand entsteht.
Das Ergebnis: ein gemeinsames Verständnis des Prozesses und eine nachvollziehbare Grundlage für seine Verbesserung.
Verbessern: Organisation und Technologie gemeinsam gestalten
Wir entwickeln Soll-Prozesse, die zu Ihren fachlichen Anforderungen und organisatorischen Rahmenbedingungen passen. Dabei prüfen wir, welche Arbeitsschritte vereinfacht, standardisiert oder vermieden werden können und wie Zuständigkeiten und Übergaben klarer gestaltet werden sollten. Digitalisierung, Workflow-Unterstützung, Automatisierung und geeignete KI-Anwendungen beziehen wir gezielt ein. Maßgeblich sind ihr konkreter Nutzen und die Voraussetzungen für einen sinnvollen Einsatz.
Das Ergebnis: abgestimmte Soll-Abläufe mit klaren Verantwortlichkeiten und konkreten Ansatzpunkten für die Umsetzung.
Befähigen: Prozessmanagement dauerhaft verankern
Wir unterstützen Sie dabei, aus einzelnen Verbesserungen ein dauerhaft funktionierendes Prozessmanagement zu entwickeln. Dazu gehören Prozesslandkarten, einheitliche Dokumentationsstandards, definierte Rollen und regelmäßige Überprüfungen. Die beteiligten Mitarbeiter und Führungskräfte werden einbezogen und befähigt, die Prozesse anschließend selbst weiterzuentwickeln.
Das Ergebnis: nutzbare Prozessmodelle und organisatorische Grundlagen für eine kontinuierliche Verbesserung.
dchp® × PICTURE: Beratung unmittelbar in Ihrem System
Als zertifizierter PICTURE-Projektpartner können wir direkt in Ihrer PICTURE-Prozessplattform arbeiten. Bestehende Modelle werden weitergenutzt, neue Prozesse nach den vereinbarten Standards aufgebaut und optimierte Soll-Prozesse in Ihre Prozesslandschaft übernommen. So stehen die Ergebnisse dort zur Verfügung, wo sie gebraucht, gepflegt und weiterentwickelt werden.
Sie nutzen PICTURE bislang nicht? Auch dann können wir gemeinsam klären, welche fachlichen und organisatorischen Grundlagen Sie für Ihr Prozessmanagement benötigen und welche Anforderungen sich daraus an eine geeignete Systemunterstützung ergeben.
So kann der Einstieg aussehen
Ein Schlüsselprozess: Sie möchten einen konkreten Ablauf verbessern – beispielsweise die Rechnungsbearbeitung, die Beauftragung eines Bauhofs oder ein Genehmigungsverfahren.
Ein Fachbereich: Sie möchten die wesentlichen Prozesse und Schnittstellen eines Bereichs systematisch untersuchen und Verbesserungen priorisieren.
Eine Prozesslandschaft: Sie möchten Prozessmanagement übergreifend aufbauen und gemeinsame Standards, Rollen und Strukturen etablieren.
Lassen Sie uns über Ihre Prozesse sprechen
Wo entstehen heute unnötiger Aufwand, lange Durchlaufzeiten oder wiederkehrende Abstimmungsprobleme? In einem unverbindlichen Erstgespräch klären wir Ihre Ausgangslage, Ihre Ziele und einen sinnvollen Einstieg.